Quand et comment se séparer d’un client en freelance : 7 conseils pratiques
16/05/2024Lorsqu’on lance son activité en freelance, on cherche avant tout à trouver des clients. Mais la majorité des travailleurs indépendants cessent de collaborer avec une partie de leurs tout premiers clients à l’issue de leur première année d’activité. Que l’on soit sollicité pour une mission qui s’annonce plus intéressante ou que les relations avec un client se détériorent, il est parfois temps d’envisager de mettre fin à une mission. Avant de se lancer, il est important de bien évaluer la situation, et de procéder de façon professionnelle. Aujourd’hui, Le Guide Du Portage vous livre 7 conseils pour identifier quand et comment se séparer d’un client en freelance.
1. Veiller à choisir les bons clients pour son activité de travailleur indépendant
Pour éviter d’avoir à se séparer d’un client, la meilleure chose à faire est de vérifier certains points avant de débuter une collaboration. Mettre à jour le profil de votre client idéal régulièrement vous aidera à faire le bon choix. Voici un aperçu des bonnes pratiques pour commencer une mission dans les meilleures conditions possibles.
- Posez toutes les questions nécessaires avant de commencer la mission et assurez-vous de recevoir un briefing complet.
- Annoncez des délais réalistes, et faites-les connaître à votre client dès réception du briefing.
- Refusez d’être contacté en dehors de vos horaires de travail (disposer d’une ligne téléphonique professionnelle facilitera ce point).
- Assurez-vous de partager les mêmes valeurs que votre client et son entreprise.
- Faites signer vos CGV en début de collaboration, et un devis pour chaque nouvelle prestation (cela vous protègera en cas de litige).
- Refusez de descendre en dessous de votre forfait, taux horaire ou journalier plancher.
- Demandez le versement d’un acompte avant de commencer à travailler.
2. Identifier les signaux d’alerte qui indiquent qu’il est temps de se séparer d’un client en freelance
Même en posant des bases saines en début de mission, des dérapages peuvent arriver, côté client comme côté prestataire. Quelle que soit leur origine, mieux vaut les identifier et essayer d’y remédier de façon amiable avant que la situation ne prenne des proportions plus importantes. Voici une liste indicative et non exhaustive des signaux d’alerte qui vous indiquent qu’il est nécessaire de recadrer la relation client, ou peut-être même d’y mettre fin.
- Votre client vous donne une charge de travail excessive (par rapport à votre rémunération) et/ou vous demande de réaliser des missions dans des délais extrêmement courts, parfois même le soir ou le week-end.
- Les retards de paiement sont fréquents.
- Votre client essaie souvent de négocier vos tarifs.
- La communication n’est pas claire, les incompréhensions se multiplient.
- Votre client modifie régulièrement les conditions de votre contrat, il change très souvent d’avis.
- Vous ne vous sentez pas valorisé. Le client remet en question la qualité de votre travail en s’appuyant sur des critères non objectifs. Il ne vous fait pas confiance pour mener à bien votre mission et se montre très intrusif.
3. Évaluer et recadrer la relation client en freelance
Il est parfois difficile de savoir si le client est malintentionné ou maladroit. Avant de décider de mettre fin à votre relation professionnelle, essayez de la recadrer. Par exemple, si votre client a pris l’habitude de vous contacter le soir en dehors de vos horaires de travail, attendez le lendemain matin pour lui répondre. S’il vous demande de réaliser certaines missions au dernier moment, demandez-lui fermement et poliment de vous transmettre le briefing une semaine (ou plus) avant la date de rendu souhaitée, ou augmentez vos tarifs si le travail doit être effectué en urgence. Si ce recadrage se montre inefficace ou si votre client retombe dans ses travers après quelques semaines, il est alors temps d’envisager de mettre fin à cette mission pour retrouver votre sérénité et ouvrir la porte à de nouvelles opportunités.
4. Calculer la rentabilité d’une mission de freelancing
Parfois, la relation client est bonne et la mission est intéressante, mais pas forcément rentable. Il est toujours intéressant d’évaluer la rentabilité d’un client par rapport au reste de son activité. Pour cela, vous pouvez utiliser des traqueurs de temps, comme l’outil Toggl Track. Cela vous permettra d’avoir une vision réaliste du temps passé sur une mission. Si elle n’est pas rentable, vous pourrez renégocier vos tarifs, ou orienter le client vers un prestataire peut-être moins expérimenté, proposant des tarifs plus accessibles.
5. Anticiper la fin de mission avant de l’annoncer à son client
Une fois que votre décision est prise, le plus dur reste à faire : l’annoncer à votre client. Quelles que soient vos relations, il est important de faire preuve de professionnalisme jusqu’à la fin de la mission.
Dans la mesure du possible, terminez le projet en cours ou arrêtez-vous à une étape clé. Dans le cadre d’un forfait mensuel, réalisez les missions du mois en cours.
Respectez les modalités de fin de mission indiquées dans votre contrat. Même si aucune mention de préavis n’est faite, il est préférable de proposer un préavis raisonnable au client (par exemple, deux semaines).
Si vos relations sont bonnes, vous pourrez proposer au client de lui communiquer les coordonnées d’autres prestataires pour vous remplacer, et même de prendre quelques heures (rémunérées) pour assurer l’onboarding du nouvel arrivant. Si c’est le comportement du client qui vous pousse à partir, il est préférable de vous en abstenir.
6. Communiquer efficacement et poliment avant de se séparer d’un client en freelance
Choisissez le moment opportun pour faire votre annonce. De façon générale, annoncer votre décision le plus tôt possible évitera de mettre le client dans l’embarras. Dans la mesure du possible, veillez tout de même à éviter les périodes particulièrement intenses et stressantes. Par exemple, si votre client se prépare pour un salon professionnel, essayez d’attendre la fin de cet événement.
Si vous voyez régulièrement votre client, profitez d’un rendez-vous pour aborder le sujet. Sinon, sollicitez un entretien en visioconférence ou par téléphone. Si la situation est extrêmement tendue, vous pouvez rédiger un email courtois, en prenant le temps de peser vos mots.
Quel que soit le motif de votre départ, montrez-vous toujours poli et courtois. Exprimez votre gratitude pour cette mission, remerciez votre client pour sa confiance et soulignez les aspects positifs de la collaboration. Expliquer clairement, sans formuler de reproche, quelles sont les raisons de votre départ. Montrez-vous ouvert et disponible pour répondre aux questions de votre client et faciliter la transition.
7. Être bien accompagné en cas de défaut de paiement en freelance
Se séparer d’un client en freelance peut-être particulièrement stressant, notamment en cas de litige. Il peut arriver que le client prenne très mal votre départ, se montre grossier et refuse de payer vos dernières factures. Commencez par relancer votre client à quelques jours ou semaines d’intervalle par mail et par téléphone, toujours avec courtoisie. Si la situation ne se débloque pas, vous pouvez faire appel à un organisme de recouvrement, comme Rubypayeur, qui prendra un pourcentage prédéfini de commission sur les factures suite au paiement du client. Certains contrats de prévoyance et de responsabilité civile professionnelle incluent une assistance juridique : vous pouvez vérifier quels sont vos droits dès aujourd’hui, afin d’anticiper tout litige.
À noter : Les salariés portés peuvent déléguer les relances de paiement à l’entreprise de portage, et bénéficier d’une assistance juridique professionnelle, selon les modalités de leur contrat. Découvrez l’ensemble des avantages du portage salarial.