Dépenses en freelance : tout savoir pour les gérer au mieux

16/12/2024

1. Quelles dépenses de freelance prévoir ?

Les cotisations sociales, impôts et taxes

Les cotisations sociales, impôts et taxes représentent souvent la part la plus importante des dépenses d’un freelance. Il est important de noter que leur montant peut varier selon votre statut juridique, votre régime fiscal, ainsi que votre type d’activité. Voici une liste des principales obligations fiscales et sociales à prévoir.

Les cotisations sociales en freelance

Les cotisations sociales permettent de financer votre protection sociale. Elles englobent notamment l’assurance maladie et maternité, les indemnités journalières, la retraite de base, la retraite complémentaire, l’assurance invalidité et décès, les allocations familiales, la formation professionnelle, ainsi que la CSG/CRDS (contribution sociale généralisée/contribution au remboursement de la dette sociale).

En microentreprise, elles sont calculées en pourcentage de votre chiffre d’affaires. En EURL et en SASU à l’IS, elles sont calculées en pourcentage de votre rémunération nette.

Assez logiquement, plus les cotisations sont élevées, plus votre niveau de protection est important.

Voici un tableau récapitulatif des principaux taux de cotisations en microentreprise.

Forme d’activité et type de bénéfices	Taux de cotisations
Microentreprise – Prestations de services (BIC)	21,20 %
Microentreprise – Vente de marchandises (BIC)	12,30 %
Microentreprise – Prestations de services (BNC)	23,10 %*

*À noter : la loi prévoit que le taux global de cotisation des prestations de services BNC en microentreprise évolue (23,1 % jusqu’au 31/12/2024, 24,6 % jusqu’au 31/12/2025, 26,1 % à partir du 01/01/2026). Pour savoir si cette mesure vous concerne, suivez le guide !

En EURL, les cotisations sociales représentent environ 45 % de votre rémunération nette.

En SASU, elles représentent environ 62 % de votre rémunération nette.

L’impôt sur le revenu en freelance

Les travailleurs non salariés doivent déclarer leurs revenus dans la catégorie correspondant à leur activité et payer l’impôt selon les revenus de leur ménage et la composition de leur foyer (parts fiscales).

Pour consulter le barème de l’impôt sur le revenu, cliquez ici.

L’impôt sur le revenu en microentreprise

En microentreprise, pour déterminer votre bénéfice imposable, l’administration fiscale applique à votre chiffre d’affaires un abattement forfaitaire pour frais professionnels correspondant à :

• 71 % de votre CA pour les activités d’achat-revente ou de fourniture de logement relevant des BIC ;
• 50 % de votre CA pour les autres activités de service relevant des BIC ;
• 34 % de votre CA pour les activités relevant des BNC.

Pour calculer votre impôt sur le revenu de microentrepreneur, vous devez tenir compte de votre CA, de votre taux d’abattement, de votre nombre de parts fiscales et des tranches d’imposition. Divisez votre revenu imposable (CA – abattement forfaitaire = revenu imposable) par votre nombre de parts fiscales, puis appliquez le barème de l’IR.

Vous avez également la possibilité d’opter pour le versement libératoire de l’IR, si le revenu fiscal de référence de votre foyer fiscal de l’année N-2 n’excède pas un certain seuil (ce seuil est à apprécier en fonction de la composition de votre foyer). Les pourcentages d’imposition sur le revenu sont alors les suivants :

• 1 % de vos revenus (CA – abattement forfaitaire) pour les entreprises de vente ou de fourniture de logement ;
• 1,7 % de vos revenus (CA – abattement forfaitaire) pour les prestations de service en bénéfices industriels et commerciaux ;
• 2,2 % de vos revenus (CA – abattement forfaitaire) pour les bénéfices non commerciaux.

L’impôt sur les sociétés

Si vous exercez votre activité sous forme de SASU, les bénéfices sont imposés à l’IS. Lors de la création d’une EURL, vous pouvez opter pour l’impôt sur le revenu (IR) ou pour l’impôt sur les sociétés (IS).

Pour consulter le barème de l’impôt sur les sociétés, cliquez ici.

Les taxes en freelance

En plus des cotisations et des impôts, les travailleurs indépendants doivent s’acquitter de certaines taxes spécifiques.

• La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) : Elle est obligatoire pour les microentrepreneurs dont le chiffre d’affaires dépasse les seuils de franchise en base de TVA, ainsi que pour les SASU et EURL. Vous devez alors collecter la TVA sur vos prestations et la reverser à l’État. En contrepartie, vous avez la possibilité de déduire la TVA sur vos achats.
• La cotisation foncière des entreprises (CFE) : Cette taxe locale concerne tous les travailleurs indépendants (hors salariés portés). Les entreprises en sont exonérées lors de leur première année d’activité (uniquement jusqu’au 31 décembre de l’année en cours), ainsi que les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel HT est inférieur à 5 000 €). Certains types d’activités non commerciales (liés à votre APE) permettent également une exonération.
• La cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) : Cet impôt local concerne uniquement les entreprises et freelances dont le chiffre d’affaires est supérieur à 500 000 € et exerçant une activité imposable à la CFE (peu de freelances sont donc concernés 😊).

Le cas particulier des salariés portés

Les salariés portés bénéficient du même statut fiscal que les salariés salariés. Ils doivent également payer divers impôts, charges et taxes.

• Les frais de gestion sont variables d’une société de portage à l’autre : ils correspondent environ à 10 % de votre facturation HT. Ils couvrent notamment les tâches de gestion administrative. La société de portage les prélève directement.
• Les cotisations sociales (patronales et salariales) : en portage salarial, ce sont les salariés portés qui supportent la totalité du poids des cotisations sociales afférentes à leur salaire (environ 45 % du salaire brut pour les cotisations sociales patronales et environ 22 % du salaire brut pour les cotisations sociales salariales.
• L’impôt sur le revenu est prélevé à la source par l’entreprise de portage sur la base du taux personnalisé communiqué par l’administration fiscale. Le taux dépend de votre revenu global et de votre situation fiscale.

La société de portage est responsable de calculer et de verser ces cotisations et impôts, ce qui simplifie fortement les démarches pour le salarié porté. Un des avantages indéniable du portage 😉.

Pour en savoir plus sur le calcul de votre revenu net en portage salarial, suivez le guide !

Les dépenses administratives (sauf si vous êtes en portage salarial 😉)

Les freelances doivent également prévoir certaines dépenses liées à la gestion administrative de leur activité. Voici une liste non exhaustive de celles que vous pourriez anticiper :

• l’ouverture et le coût mensuel d’un compte professionnel (de 0 à 16 € environ selon votre forme d’activité, votre banque et les services offerts) ;
• les services d’un expert-comptable, indispensables pour les entrepreneurs en SASU ou en EURL (compter 800 à 2 500 € par an environ).

Les assurances et prévoyances professionnelles (sauf si vous êtes en portage salarial 😉)

Voici un aperçu des assurances professionnelles obligatoires pour votre activité de freelance :

• une assurance responsabilité civile professionnelle (RCP) si vous exercez une activité réglementée ;
• l’assurance des biens pour vos véhicules ou locaux professionnels (elle peut s’étendre à votre matériel et à vos stocks) ;
• l’assurance de l’activité, si vous exercez une activité réglementée.

À noter : il existe d’autres assurances spécifiques à certains secteurs d’activité.

Il existe également des assurances et prévoyances professionnelles facultatives, qui peuvent être fortement recommandées selon votre situation :

• une complémentaire santé/mutuelle (vous pouvez également souscrire à celle de votre conjoint·e salarié·e) ;
• une prévoyance maintien des revenus en cas de maladie ou d’accident ;
• une protection juridique professionnelle.

Les frais professionnels liés à l’exercice de votre activité

Si certains de ces frais peuvent être déductibles de votre chiffre d’affaires en SASU, EURL et portage salarial, ce n’est pas le cas en microentreprise. Voici un aperçu des frais à prévoir :

• location/achat de véhicules et locaux professionnels ou espaces de coworking ;
• déplacements professionnels ;
• outils et logiciels professionnels ;
• fournitures de bureau et consommables ;
• autres matériels ;
• abonnements (internet, téléphone, etc.).

Les frais de formation

L’évolution rapide des technologies et des pratiques professionnelles rend la formation continue incontournable pour les freelances. Participer à des formations peut représenter un coût important, mais il est possible de les faire financer par le biais de votre compte personnel de formation (CPF) ou par des dispositifs spécifiques selon votre statut. Les frais de formation peuvent également être déductibles de votre résultat imposable sous certaines conditions (hors microentreprise). Pour compléter ces dispositifs de financement, vous pouvez épargner une partie de votre chiffre d’affaires mensuel pour vous constituer un fonds de formation.

 

2. Comment optimiser ses dépenses de freelance ?

Suivre sa comptabilité prévisionnelle et établir un budget mensuel

L’optimisation de vos dépenses professionnelles commence par une bonne gestion comptable. Tenir une comptabilité prévisionnelle vous permettra d’anticiper vos charges et d’établir un budget mensuel réaliste. Ce suivi régulier est essentiel pour éviter les mauvaises surprises et ajuster vos dépenses en fonction de votre chiffre d’affaires.

Choisir des outils professionnels réellement adaptés à ses besoins avec le meilleur rapport qualité/prix

Investir dans des outils professionnels est nécessaire, mais il est primordial de choisir ceux qui répondent réellement à vos besoins. Comparez les différentes solutions disponibles et optez pour le meilleur rapport qualité/prix. N’hésitez pas à profiter des périodes d’essai gratuites pour tester les logiciels avant de vous engager. Si certains outils peuvent vous faciliter la vie, ils ne sont pas nécessairement indispensables : réfléchissez à leur coût et au temps qu’ils vous feront réellement gagner avant de passer à l’achat.

Réviser ses abonnements régulièrement

Les abonnements représentent une charge récurrente qui peut peser lourd sur votre budget. Il est donc essentiel de les réviser régulièrement pour vous assurer qu’ils sont toujours nécessaires et adaptés à vos besoins actuels. Supprimez les abonnements non utilisés ou remplacez-les par des alternatives plus économiques si possible.

Se former gratuitement via des newsletters ou en suivant des profils intéressants sur LinkedIn

La formation ne doit pas nécessairement passer par des dépenses importantes. De nombreuses ressources gratuites, telles que des newsletters spécialisées ou des contenus publiés sur LinkedIn, peuvent vous permettre de vous former efficacement. Suivez des experts et participez à des webinaires pour rester à jour sans impacter votre budget.

Envisager les échanges de services

Vous pouvez proposer vos compétences en échange de services dont vous avez besoin (design, développement web, conseils juridiques, etc.). C’est un excellent moyen de limiter vos dépenses, tout en développant votre réseau. À l’issue d’un échange de services, n’hésitez pas à passer un accord avec la personne concernée pour recommander vos services respectifs à vos clients.

Optimiser sa fiscalité pour réduire ses charges de freelance

Si vous exercez votre activité en EURL ou en SASU, faites régulièrement le point avec votre expert-comptable pour voir comment optimiser votre fiscalité. Cela passe par le choix de la forme juridique la plus adaptée, mais aussi par l’optimisation des déductions fiscales. Votre expert-comptable peut également vous aider à identifier les dépenses déductibles et à mettre en place une stratégie fiscale efficace pour minimiser votre impôt.

 

3. Comment choisir la forme d’activité la plus intéressante selon ses dépenses de freelance ?

Évaluer ses dépenses et charges professionnelles

Avant de choisir votre statut, évaluez précisément vos dépenses professionnelles : combien allez-vous dépenser pour la gestion administrative de votre activité, vos assurances et complémentaires, vos frais professionnels et de formation ? Cette évaluation vous permettra notamment de déterminer s’il est plus avantageux pour vous de bénéficier du régime fiscal simplifié de la microentreprise, ou d’un régime réel permettant la déduction des charges.

Comprendre les spécificités des différentes formes d’activité compatibles avec le freelancing

Le choix du statut juridique est déterminant pour la gestion de vos charges. Les statuts les plus courants en freelancing sont l’autoentreprise, la SASU, l’EURL et le portage salarial. Chacun présente des avantages et des inconvénients en termes de simplicité de gestion, de cotisations sociales, et de possibilités de déduction des charges. Il est crucial de bien comprendre ces spécificités pour choisir la forme la plus adaptée à votre situation. N’hésitez pas à utiliser des simulateurs de statut et à consulter un expert-comptable qui pourra vous conseiller en fonction de votre situation personnelle et professionnelle. Souvent, la première consultation est gratuite.

 

Pour en savoir plus sur les spécificités de la microentreprise, de l’EURL, de la SASU et du portage salarial, découvrez notre article Choisir le meilleur statut après auto-entrepreneur : le guide complet.