S’organiser en freelance : 5 conseils pour gérer son activité

08/06/2023

1. Adopter une bonne hygiène de vie pour gagner en efficacité

En tant que travailleur indépendant, vous incarnez votre entreprise. Naturellement, votre santé physique et mentale se répercute sur le bon développement de votre activité. Une bonne hygiène de vie est donc indispensable avant de mettre en place un plan d’action pour bien s’organiser en freelance.

A. Avoir une bonne hygiène de vie pour avoir de l’énergie et se sentir épanoui·e

Dormir suffisamment, manger équilibré et bouger régulièrement sont des conseils évidents, mais trop souvent ignorés (ou remis à plus tard). C’est alors le début du cercle vicieux. Vous buvez beaucoup de café, vous vous couchez tard, mangez rapidement et renoncez à prendre l’air parce que vous avez beaucoup de travail… Vous vous épuisez chaque jour un peu plus, êtes de moins en moins productif, prenez de plus en plus de retard… Prenez votre courage à deux mains et brisez ce cercle d’épuisement une bonne fois pour toutes ! Vous constaterez vite à quel point votre efficacité au travail augmente avec une bonne hygiène de vie.

B. Connaître son chronotype pour gagner en efficacité

Selon le docteur Michael Breus, il existe quatre chronotypes (ours, lion, loup, dauphin), liés au rythme circadien de chaque personne. En résumé, notre chronotype définit si nous sommes plutôt du matin ou du soir. Ce docteur a mis au point un test pour vous aider à connaître votre chronotype : https://www.sensetsante.fr/test-quel-animal-etes-vous/. Connaître votre chronotype vous aidera à adapter vos horaires de travail à votre horloge biologique pour bien vous organiser en freelance.

La plupart des personnes ont un chronotype ours, mais ne vous efforcez pas de suivre le planning idéal de ces personnes si ce n’est pas votre cas ! Par exemple, si vous êtes loup, prévoyez d’accomplir les tâches demandant le plus de concentration pendant l’après-midi, et commencez votre journée avec les plus simples.

C. Préserver son équilibre personnel et professionnel

Même en tant que travailleur indépendant, vous avez de nombreuses contraintes à prendre en compte dans votre planning. Ne baissez pas les bras si vous ne pouvez pas adapter à 100 % votre mode de vie à votre chronotype : chaque petite amélioration aura de grandes répercussions sur votre forme et votre productivité.

2. Gérer son emploi du temps pour bien s’organiser en freelance

La vie de freelance est synonyme de plus de liberté, mais aussi de plus de responsabilités. Jongler entre différents projets et clients tout en continuant à se former et en gérant la communication comme l’administration de son entreprise est parfois compliqué. Voici quelques conseils pour vous aider à rester aux commandes de votre emploi du temps.

A. Définir ses jours et horaires de travail

• Utilisez Google Calendar pour planifier vos journées, semaines, mois et périodes de vacances.
• Planifiez des pauses (quelques minutes chaque jour, une journée de temps en temps, plusieurs semaines de vacances à intervalles réguliers.).
• Privilégiez les missions régulières, pour mieux organiser vos journées et vous assurer des revenus réguliers.

B. Planifier tout ce qui peut l’être et hiérarchiser les missions de sa to-do list

• Évitez la procrastination à tout prix ! La procrastination est la tendance à remettre au lendemain les choses désagréables et les tâches compliquées.
• La routine permet de laisser place à la productivité et à la créativité. Cette structure aide à se concentrer. Alors, mettez en place des routines pour toutes vos tâches récurrentes !
• Tenez à jour un planning (par exemple, avec l’application Google Agenda) avec tous les RDV et rendus importants. Cela vous permettra de gérer vos priorités sans rien oublier. Vous pouvez planifier vos journées efficacement avec un agenda papier ou électronique.
• Commencez par les tâches les plus urgentes et importantes pour gagner en flexibilité. Évitez de focaliser votre attention sur les tâches les moins urgentes.
• Utilisez Trello pour organiser vos to-do list efficacement et simplement. Cet outil est idéal pour gérer plusieurs projets en même temps, seul ou à plusieurs.

C. Adopter de bonnes habitudes et mettre en place des rituels pour améliorer son organisation en freelance

• Chaque matin, commencez par prendre quelques minutes pour planifier votre journée en détail.
• Efforcez-vous de toujours prendre vos notes au même endroit pour éviter de vous éparpiller et d’oublier des informations importantes. Par exemple, vous pouvez prendre des notes sur votre application Notes lorsque vous échangez avec vos clients, puis les classer en fin de semaine sur Notion.
• Choisissez un logiciel de prédilection pour chaque tâche. Par exemple, vous pouvez utiliser Google Meet pour vos réunions et Google Drive pour partager vos documents.
• Chronométrerez-vous avec Toggl pour mieux estimer votre temps de travail sur chaque projet et votre rentabilité.

D. Anticiper les périodes chargées et les périodes de creux

Si vous travaillez régulièrement avec les mêmes clients, vous savez à quelle période ils sont susceptibles de vous solliciter plus ou moins que d’habitude (vacances, salons, lancements, etc.). Anticipez ces périodes pour éviter de vous laisser surprendre.

3. Aménager son environnement de travail

Un espace de travail minimaliste et calme vous aidera à limiter les distractions pour gagner en concentration. Voici quelques conseils pour vous plonger dans une bonne ambiance de travail.

A. Organiser un bureau minimaliste

• Aménagez-vous un espace de travail dédié. Cela permet notamment de dresser des frontières entre vie personnelle et vie professionnelle.
• Privilégiez un espace ordonné pour éviter les distractions et avoir les idées claires.
• Aménagez un espace décoré selon vos goûts pour vous sentir bien.
• Pour gagner en confort, ne négligez pas la qualité de votre matériel de travail (notamment un siège confortable et un écran de taille raisonnable).

B. Soigner son environnement de travail sonore

• Adaptez votre environnement sonore selon vos préférences (calme absolu, bruit blanc, bruit d’ambiance ou musique) et les tâches que vous devez accomplir.
• Coupez les notifications pendant vos sessions de travail, en autorisant les numéros importants.

C. Se préparer à travailler et se mettre en conditions de travail

Évitez de rester en pyjama ou en jogging avec les cheveux en bataille. Vous préparer en revêtant une tenue soignée et en passant par la salle de bain vous permet de vous mettre dans de bonnes conditions pour travailler.

4. Diminuer sa charge mentale avec un journal de bord

Utiliser un même carnet pour divers aspects de votre activité professionnelle simplifiera les choses et vous aidera à adopter l’habitude du journaling durablement. Vous pouvez par exemple noter la date, puis vos idées et pensées du jour, et enfin vos accomplissements de la journée. Cela vous aidera à améliorer votre organisation de freelance.

A. Noter ses idées et pensées dès qu’elles émergent

Posez vos idées sur le papier ou sur le clavier pour décharger votre esprit et ne pas risquer de les oublier !

B. Garder une trace de ses accomplissements

Le journaling vous permettra de prendre du recul après votre journée de travail, et de faire le point sur vos accomplissements à court, moyen et long terme. Cela vous aidera à rester motivé·e !

C. Se concentrer sur une seule tâche à la fois

Le multitasking est une fausse bonne idée. Pour être efficace et bien vous organiser en freelance, concentrez-vous sur une tâche à la fois, et limitez les interruptions au maximum : téléphone en mode silencieux, bouteille d’eau ou tasse de thé à proximité, etc.

Le batch-working permet de gagner en efficacité en réunissant vos tâches par types. Par exemple, prévoyez un créneau pour réaliser toutes vos publications mensuelles pour les réseaux sociaux à la suite.

5. Gérer la relation client efficacement

Gérer la relation client implique de trouver l’équilibre entre efficacité des échanges, bonne réalisation des missions, fidélisation des clients et prospection. Une fois encore, une bonne organisation vous permettra de gagner un temps précieux.

A. Planifier ses rendez-vous et prévoir des créneaux de disponibilités

• Planifiez vos rendez-vous avec les clients réguliers. N’hésitez pas à bloquer les créneaux pendant lesquels votre concentration est optimale.
• Planifiez vos sessions de prospection, et adoptez la philosophie du “moins, mais mieux”. La prospection personnalisée prend plus de temps, mais apporte de bien meilleurs résultats, et une meilleure image de votre entreprise, même en cas de refus.

B. Utiliser des outils collaboratifs pour gagner en efficacité

Limitez les aller-retour en utilisant des outils collaboratifs efficaces et faciles à prendre en main. Assurez-vous que vos clients soient habitués aux outils que vous leur proposez, et inversement. Si besoin, prévoyez un partage d’écran pour les découvrir ensemble. Cela permettra à tout le monde de gagner en temps, en efficacité et en satisfaction.

C. Faire preuve de réactivité en consultant ses mails à horaires réguliers

• Hors week-end et jours fériés, essayez de répondre aux mails dans un délai de 24 à 48 h.
• Il est inutile de rafraîchir votre boîte mail compulsivement. La consulter deux à trois fois par jour à des horaires prédéterminés est amplement suffisant.

Bonus : Déléguer ce qui peut l’être pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée

Lorsqu’on travaille en freelance, on se retrouve rapidement limité par le manque de temps. Vous ne pouvez pas allonger vos journées indéfiniment, mais vous pouvez déléguer certaines tâches pour gagner un temps précieux.

A. Collaborer avec d’autres freelances pour réduire votre charge de travail et profiter de leur expertise

Commencez par déléguer à d’autres freelances ce qui ne relève pas de vos compétences : création d’un site web, d’illustrations ou de publications pour les réseaux sociaux, par exemple. Ainsi, vous profiterez de leur expertise pour obtenir de meilleurs résultats.

B. Déléguer la gestion administrative de son entreprise avec le portage salarial

Vous aimeriez profiter des avantages d’une carrière en freelance en simplifiant la gestion administrative de votre entreprise ? Le portage salarial vous permet de concilier votre liberté d’entrepreneur avec tous les avantages du salariat : contrat de travail, couverture sociale complète (assurance, chômage, mutuelle, retraite), facilité d’emprunt pour acheter votre logement, etc. L’accompagnement comptable et juridique vous permet également de gagner un temps précieux.

Pour en savoir plus sur les avantages du portage salarial, consultez notre rubrique dédiée. Prêt(e) à vous laisser porter ?